Microsoft Copilot · Teams · Productivity
5 Copilot Prompts to Save 1 Hour a Day in Teams Meetings
5 Prompts Copilot pour gagner 1h par jour en réunion Teams
🇬🇧 English Version
Meetings. We all have too many of them. And now that Microsoft Copilot is built into Teams, most people use it for one thing: transcriptions. That’s it.
But Copilot in Teams can do so much more — if you know what to ask. After deploying Microsoft 365 across multiple organisations as a CIO, here are the 5 prompts I use before, during, and after every meeting to reclaim at least one hour every day.
📋 Prompt #1 — Prepare the meeting agenda
“Based on the following context: [PASTE CONTEXT — previous emails, project brief, last meeting notes], prepare a structured agenda for a [X]-minute meeting with [PARTICIPANTS]. Include: objectives, key discussion points, expected decisions, and time allocation per item.”
💡 Use this in Teams Chat or OneNote 15 minutes before the meeting. Share it with participants so everyone comes prepared.
✅ Prompt #2 — Generate action items instantly
“From the meeting transcript, extract all action items. For each one, specify: the person responsible, the deadline mentioned (or ‘TBD’ if not specified), and the priority level (High / Medium / Low). Format as a table.”
💡 Run this immediately after the meeting ends. Paste the table into your follow-up email — zero manual work.
📝 Prompt #3 — Write the meeting summary
“Summarise this meeting transcript in a professional email to send to all participants. Structure: 1) Key decisions made, 2) Action items with owners and deadlines, 3) Next steps. Tone: concise and professional. Maximum 200 words.”
💡 This alone saves 20-30 minutes per meeting. No more blank page after every call.
🎯 Prompt #4 — Catch up on a missed meeting
“I missed the [MEETING NAME] meeting. From the transcript, tell me: 1) The 3 most important things I need to know, 2) Any decisions that directly affect me or my team, 3) What is expected from me as a follow-up.”
💡 Perfect for back-to-back meeting days. Catch up in 2 minutes instead of watching a 1-hour recording.
📊 Prompt #5 — Prepare your weekly status update
“Based on this week’s meeting transcripts and my Teams messages: [PASTE KEY MESSAGES], write a weekly status update for my manager. Include: accomplishments, blockers, priorities for next week. Tone: concise and results-oriented. Max 150 words.”
💡 Every Friday in 5 minutes. Your manager gets a clean update, you keep the weekend free.
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🇫🇷 Version Française
Les réunions. Nous en avons tous trop. Et maintenant que Microsoft Copilot est intégré à Teams, la plupart des gens l’utilisent pour une seule chose : les transcriptions. C’est tout.
Mais Copilot dans Teams peut faire bien plus — si vous savez quoi lui demander. Après avoir déployé Microsoft 365 dans plusieurs organisations en tant que CIO, voici les 5 prompts que j’utilise avant, pendant et après chaque réunion pour récupérer au moins une heure chaque jour.
📋 Prompt #1 — Préparer l’ordre du jour
“À partir du contexte suivant : [COLLEZ LE CONTEXTE — emails précédents, brief projet, notes de la dernière réunion], prépare un ordre du jour structuré pour une réunion de [X] minutes avec [PARTICIPANTS]. Inclus : objectifs, points clés à discuter, décisions attendues et allocation de temps par point.”
💡 Utilisez ce prompt dans Teams Chat ou OneNote 15 minutes avant la réunion. Partagez-le avec les participants pour que tout le monde arrive préparé.
✅ Prompt #2 — Extraire les actions instantanément
“À partir de la transcription de cette réunion, extrais toutes les actions à réaliser. Pour chacune, précise : la personne responsable, la date limite mentionnée (ou ‘À définir’ si non précisée) et le niveau de priorité (Haute / Moyenne / Faible). Formate en tableau.”
💡 Lancez ce prompt immédiatement après la réunion. Collez le tableau dans votre email de suivi — aucun travail manuel.
📝 Prompt #3 — Rédiger le compte-rendu
“Résume cette transcription de réunion en un email professionnel à envoyer à tous les participants. Structure : 1) Décisions prises, 2) Actions avec responsables et délais, 3) Prochaines étapes. Ton : concis et professionnel. Maximum 200 mots.”
💡 Ce prompt seul fait économiser 20 à 30 minutes par réunion. Plus jamais de page blanche après chaque appel.
🎯 Prompt #4 — Rattraper une réunion manquée
“J’ai manqué la réunion [NOM DE LA RÉUNION]. À partir de la transcription, dis-moi : 1) Les 3 points les plus importants que je dois connaître, 2) Les décisions qui m’impactent directement ou impactent mon équipe, 3) Ce qui est attendu de moi en suivi.”
💡 Parfait pour les journées de réunions en cascade. Rattrapez-vous en 2 minutes plutôt que de regarder un enregistrement d’1 heure.
📊 Prompt #5 — Préparer votre point hebdomadaire
“À partir des transcriptions de réunions de cette semaine et de mes messages Teams : [COLLEZ LES MESSAGES CLÉS], rédige un point hebdomadaire pour mon manager. Inclus : réalisations, blocages, priorités de la semaine prochaine. Ton : concis et orienté résultats. Maximum 150 mots.”
💡 Chaque vendredi en 5 minutes. Votre manager reçoit un point clair, vous gardez le week-end libre.
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By / Par Sylvain Jacquemard · CIO & Microsoft 365 Expert · sylvainjacquemard.blog/resources
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